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Etiqueta digital

Como transformar o WhatsApp em uma ferramenta útil no trabalho sem quebrar as regras da etiqueta digital.

 18 de janeiro de 2016
5 min de leitura

Etiqueta digital

Nizan Guanaes é sócio e cofundador do Grupo ABC de Comunicação, holding que reúne 18 empresas nas áreas de publicidade, marketing, conteúdo e entretenimento. E para gerenciar essa grande quantidade de empresas, o publicitário-empresário vem fazendo uso de uma ferramenta que todos nós temos diariamente em nossas mãos: o WhatsApp. “Em cada empresa, faço um grupo no WhatsApp e vou acompanhando tudo on-line e em tempo real. É incrível como funciona”, revelou em um recente artigo assinado por ele.

Por permitir a comunicação rápida e o envio de fotos e vídeo em tempo real, o WhatsApp vem se tornando, a cada dia, uma importante ferramenta de trabalho nas empresas. Segundo um levantamento feito pelo grupo Regus com 44 mil executivos em vários países, o WhatsApp é adotado por 95% dos profissionais, seguido pelo Skype e Facebook Messenger. Mas o uso da ferramenta deve vir acompanhado de alguns cuidados básicos para que ela se torne uma aliada e não uma inimiga.

É o que explica Héber Salles, profissional pós-graduado em mídias sociais e diretor executivo da Nuve, agência digital. “Vejo o WhatsApp como uma ferramenta muito interessante para aproximar a equipe e compartilhar informações, mas há de se ter cuidado. Ela deve ser usada com bom senso e não substitui outras ferramentas como o e-mail e o telefone”, revela.

Para ele, o WhatsApp pode ser utilizado como um bom meio para um primeiro contato. “Você precisa falar com uma pessoa e não sabe se ela está disponível naquele momento, então, uma mensagem pode ser uma boa forma de saber se a pessoa pode te  atender ao telefone sem que você a interrompa”, exemplifica.

Entretanto, a ferramenta possui algumas limitações que restringem o seu uso. “Por não ter um mecanismo de busca, o WhatsApp não deve ser utilizado para formalizar questões. Para isso, o e-mail ainda é o meio mais indicado”, explica Héber.

Ansiedade e desatenção

Em um mundo onde somos diariamente bombardeados por informações, o WhatsApp traz outro risco: o do uso desmedido, atrapalhando o gerenciamento de tempo, causando desatenção e aumentando a ansiedade. Aqueles dois “cheks” azuis que revelam que a pessoa já leu a sua mensagem não são a senha para determinar que ela tem de responder no mesmo segundo. “As pessoas têm que controlar a ansiedade que essas ferramentas podem causar. Muitas vezes, o outro pode ter lido a sua mensagem, mas precisa de algum tempo para responder. Mandar mensagens seguidas é deselegante e causa estresse”, analisa o especialista.

Além disso, ficar em reunião checando a todo instante  as mensagens do WhatsApp acaba sendo um desrespeito para com os outros participantes.

Já a criação de Grupos de Trabalho no WhatsApp  é encorajada por Héber que acredita que, desse modo, as informações podem ser rapidamente compartilhadas por todos de forma rápida. “O grupo pode abreviar distâncias e ajudar na rápida tomada de decisões. O recurso de foto e vídeo também pode ser bem utilizado”, finaliza.

Box

Faça um bom uso da ferramenta

Confira algumas dicas sobre o  que se deve fazer e o que se evitar no uso do WhatsApp:

  • Assim como você não ligaria para ninguém às 6 ou às 23 horas, o mesmo pensamento deve seguir para o aplicativo. Mensagens de trabalho fora do horário comercial só em casos extremos.
  • Grupos de trabalho são para tratar de temas de trabalho. Uma mensagem descontraída, uma vez ou outra, tudo bem, mas isto não pode se tornar hábito.
  • Tenha paciência ao esperar a resposta de seu interlocutor. Nem sempre ele está disponível para uma resposta imediata.

Por ser uma ferramenta gratuita, o aplicativo pode ser um bom aliado na redução de custos. Antes de realizar uma ligação, avalie se o tema tratado pode ser discutido por WhatsApp.

A construção certa seria: se a pessoa pode atendê-lo ao telefone ……Mas, como é coloquial, pode-se deixar.

Busque seu propósito. Deixe seu legado.

Rê Spallicci