Como ser dono do seu tempo!

Executiva, atleta, blogueira, escritora, coach, empreendedora, ufa! São tantas atividades que não me causa estranheza o quanto as pessoas me perguntam: “Rê, mas como você dá conta de tudo isso?”. E a resposta é sempre a mesma: gerenciamento de tempo!

A verdade é que podemos escolher se seremos donos ou escravos do tempo, se seremos eficientes ou desorganizados, se vamos focar e nos concentrar nas tarefas de maior valor, ou gastar nosso tempo em atividades que contribuem com pouco valor para as nossas vidas.

E  você é sempre livre para optar. Eu fiz a minha escolha por ser dona do meu tempo e quero  ajudá-lo a também viver assim! Porque só tendo controle sobre nosso tempo que conseguiremos alcançar nossos  propósitos! Que tal, então, seguir estas dicas e ter uma vida melhor e mais organizada?

Gerenciamento de tempo – O ponto de partida para a mudança

O ponto de partida para superar sua programação anterior e eliminar os bloqueios mentais para o gerenciamento do tempo é tomar uma decisão clara e inequívoca de se tornar absolutamente excelente no modo como usa seu tempo, minuto a minuto, hora a hora. Você deve decidir, aqui e agora, que vai se tornar um especialista em gerenciamento de tempo. Seu objetivo deve ser administrá-lo tão bem que as pessoas vão olhar para você e usá-lo como um modelo para seus próprios hábitos de trabalho.

O primeiro passo: superar a procrastinação

É preciso coragem, autodisciplina e trabalho duro para quebrar o hábito da procrastinação. Mas as recompensas são ótimas. Você experimentará maior autoestima, autoconfiança e orgulho pessoal, além de alcançar sucesso ao longo da vida. Veja o que fazer:

1. Selecione uma tarefa importante cuja procrastinação está atrasando você. Resolva começar e terminar esse projeto.
2. Faça uma lista detalhada de cada atividade que terá de fazer para completar essa tarefa; coloque tudo no papel.
3. Selecione o item mais significativo de sua lista e reúna tudo o que você precisa para iniciar e completá-lo.
4. Defina um horário específico para começar e trabalhe de forma decidida nessa tarefa até que ela seja concluída.
5. Quebre suas maiores tarefas e objetivos em pedaços menores e concentre-se em iniciar e concluir uma parte do trabalho de cada vez.
6. Aceite 100% de responsabilidade por iniciar e terminar sua tarefa principal; recuse-se a dar desculpas ou racionalizar algo que lhe permita adiar.
7. Visualize-se trabalhando com um senso de urgência; programe sua mente, repetindo as palavras “Faça agora!” de novo e de novo.

Cinco Ferramentas de Gerenciamento de Tempo Indispensáveis

1. Use um planejador de tempo. Os melhores, sejam eles de folhas soltas ou eletrônicos, permitem que você planeje o ano, o mês, a semana e cada dia. Para ser eficaz, um planejador de tempo deve conter uma lista principal, na qual você pode capturar todas as tarefas, metas e ações necessárias à medida que surgem, bem como um calendário e uma lista diária de “ações”.
2. Sempre trabalhe em uma lista. Você pode tirar a ordem do caos mais rápido com uma lista do que com qualquer outra ferramenta de gerenciamento de tempo. Comece escrevendo todas as tarefas que pretende concluir ao longo do dia. Se se sentir sobrecarregado por muitas tarefas, anote todas as coisas que tem de fazer no futuro previsível. O próprio ato de fazer uma lista permite que você exerça controle sobre seu tempo e sua vida.
3. Organize sua lista diária por prioridade. Todos os dias, organize sua lista de tarefas em ordem de prioridade. Classifique cada tarefa de acordo com suas possíveis consequências, começando com o que você deve fazer e trabalhando até o que seria bom, mas certamente não essencial, para ser feito. Uma vez que sua lista for organizada, ela se tornará um mapa para guiá-lo de manhã à noite da maneira mais eficaz e eficiente. Recuse-se a fazer qualquer coisa até que você a tenha escrito na lista e organizado pelo seu valor em comparação outras que você tem de fazer.
4. Comprometa-se a usar qualquer sistema de gerenciamento de tempo do qual goste. Não importa se seleciona um da variedade de PDAs maravilhosos e sistemas baseados em computador, ou um dos inúmeros sistemas que oferecem uma variedade de formulários para escrever tudo à mão. O que importa é que você domine seu sistema de gerenciamento de tempo preferido e o use regularmente – até que se torne um hábito natural.
5. Configure um sistema de 45 arquivos. Um “sistema de 45 arquivos” é um arquivo de agendamento que permite planejar e organizar seu tempo e responsabilidades com até dois anos de antecedência. Primeiro, limpe a gaveta de uma mesa, ou pegue um arquivo com espaço para 14 arquivos suspensos, depois pegue uma caixa de 45 arquivos de papelão para colocá-los. Numere os arquivos de 1 a 31, um para cada dia do mês. Designe 12 dos arquivos para os meses do ano, de janeiro a dezembro. Marque os dois últimos arquivos para os próximos dois anos. Quando você tiver uma responsabilidade por seis meses, a partir de agora, simplesmente solte-a nesse arquivo mensal. No início de cada mês, retire todas as suas responsabilidades para aquele mês e classifique-as em seus arquivos diários, numerados de 1 a 31. Comece o planejamento de gerenciamento de tempo de cada dia retirando o arquivo desse dia. Melhor ainda, prepare sua lista de “ações” para o dia seguinte na noite anterior.

Aumente sua autoestima e sirva como um modelo para os outros

Se você gerencia outras pessoas, entenda que você é um modelo para sua equipe. Se você se vê como um exemplo de excelente desempenho, sempre fará melhor e realizará mais do que se apenas pensasse em si mesmo. Quanto mais pensar em si mesmo como um excelente gerente de tempo, mais excelente você se tornará. Quanto mais você se vir como um modelo para os outros, melhor você organizará seu próprio tempo e vida.

E quanto melhor você fizer algo, mais gostará de si mesmo. Autoestima e autoeficácia alimentam-se e reforçam-se mutuamente. Este segredo é o que torna a gestão do tempo tão importante para cada parte de sua vida. Quanto melhor você usar seu tempo, mais você terá feito e maior será seu senso de autoeficácia. Como resultado, gostará mais de si mesmo, realizará um trabalho de qualidade ainda maior e terminará ainda mais tarefas. Toda a sua vida vai melhorar – em um ciclo de virtuoso de eficiência e autoestima!

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Busque seu propósito. Deixe seu legado.

Rê Spallicci